El Centro Nacional Instituto Nacional de Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria (INIA) es un instituto de referencia en ciencia y tecnología agroalimentaria y forestal, a nivel nacional e internacional, cuyo objetivo es apoyar el crecimiento económico sostenible y el bienestar de la sociedad, a través de la investigación y la innovación agraria y alimentaria.
La biblioteca del INIA está considerada una referencia en materia agraria y alimentaria: agricultura, ganadería, alimentación, medio ambiente, forestales, genética, reproducción y sanidad animal. El fondo bibliográfico está compuesto por cerca de 5.000 títulos de revista, 30.000 títulos de libros y, en menor medida, otros materiales, entre los que se encuentra un importante fondo antiguo y el fondo editorial INIA.
La integración del INIA en el CSIC en 2021 ha supuesto también la inclusión de sus recursos de información y documentación en la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC, siendo imprescindible la migración de los registros bibliográficos del antiguo catálogo al del CSIC. Este proceso ha finalizado el pasado mes de abril con un resultado muy positivo.
Previo a los trabajos de carga se han realizado un número importante de revisiones y mejoras en los registros originales. Para ello ha sido fundamental la intensa colaboración llevada a cabo por la URICI y la biblioteca del INIA lo que ha permitido conseguir la mayor calidad posible en la migración.
Los registros del INIA, que estaban integrados en el software AbsysNet de la empresa Baratz, se recibieron en 2 grandes archivos que contenían:
- Registros bibliográficos de revistas
- Registros bibliográficos de libros y otros materiales
Ha habido que hacer un tratamiento diferente a cada uno de los archivos si bien ha sido común que la información apareciera en mayúsculas en algunos de los campos MARC o bien agrupada en un único subcampo por lo que ha sido necesario intervenir separándola por subcampos; también se han hecho correcciones de indicadores y de entradas normalizadas cuando se ha podido hacer de modo automatizado, del mismo modo se han eliminado campos innecesarios o se han creado otros a partir de la información de los propios registros. Además, en el archivo con los registros de libros y otros materiales, ha sido necesario diferenciar tipos de material por el contenido del campo 300 así como separar el fondo antiguo del resto de la colección según el contenido del campo con la información del ejemplar. Por último, el documento final se ha dividido en archivos más pequeños en base a la localización donde hubiera que ubicarlo, el tipo de material o bien, con el fin de facilitar el proceso de carga, en archivos de 2.000 registros para los libros o de 500 registros para las revistas, cuando ya no había más motivos para su división. Este conjunto de acciones semiautomatizadas ha sido muy complejo, si bien, los resultados obtenidos son muy satisfactorios sin eximir de errores puntuales.
El proceso de carga de los registros en Alma en todos los casos añade el número de sistema del INIA a los registros ya presentes en Alma e importa el registro completo en caso contrario. Al tiempo se añaden los ejemplares y, en el caso de las revistas, sus colecciones en la existencia. Las fases de dicha carga han sido:
- Registros y ejemplares de libros del fondo antiguo una vez separado del conjunto global en base a la información del ejemplar.
- Registros y ejemplares de otros materiales por tipo: tantas cargas como tipologías se identificaron y separaron en archivos diferenciados según el contenido del campo 300.
- Registros y ejemplares de libros en un único volumen: en primer lugar se separaron los registros con un único ejemplar de los de más de un ejemplar y después se dividió el archivo resultante en archivos con 2.000 registros para facilitar la carga.
- Registros y primer ejemplar de libros con varios ejemplares o volúmenes: una carga inicial que añade el primer ejemplar y el número de sistema del INIA, si el registro ya existe en Alma, o el registro completo, si no existe en Alma.
- Resto de ejemplares de libros con más de un ejemplar: tantas cargas como ejemplares tenía cada libro, registros con 2 ejemplares, registros con 3 ejemplares, etc. En este caso sólo se añadía el ejemplar, dado que ya estaba cargada el resto de la información de los registros INIA. Queda pendiente la revisión por parte de la biblioteca de si los ejemplares son duplicados o volúmenes (y qué volúmenes) de cada registro pues esta información no constaba y dada la variabilidad observada, era muy complejo, y con grandes probabilidades de error, realizar esta tarea de modo automatizado.
- Registros, colecciones y ejemplares de revistas con más de una colección: se identificaron poco más de 100 revistas con más de una colección, se separaron del resto y se cargó la primera colección y el número de sistema o el registro completo, dependiendo de si estaba o no en Alma dicho registro; en una segunda y tercera carga se añadieron las demás colecciones
- Registros, colecciones y ejemplares de revistas con una única colección: se ha hecho en cargas de archivos con 500 registros cada uno para facilitar la gestión.
En el caso de las revistas, el modo de presentar las colecciones que se usaba en el catálogo del INIA era muy diferente al catálogo del CSIC y no existía un modo para automatizar la conversión por lo que se cargaron como estaban, tanto en la existencia, como en una nota interna del ejemplar. Se ha acordado con la biblioteca la revisión y corrección de la información de la existencia amoldándola al modo en que aparece en el catálogo y dejando la información del INIA en la nota del ejemplar pues es útil para la biblioteca. Esta tarea se irá desarrollando en los próximos meses por el personal de la biblioteca del INIA al que se agradece la disponibilidad e interés.
En definitiva, y aunque no se han incluido en este texto todas las incidencias de detectadas, una labor de tratamiento con un importante grado de complejidad que ha sido resuelto de modo favorable en un gran porcentaje.
Desde el pasado 5 de abril los registros y sus ejemplares, que hasta ese momento se habían ido integrando paulatinamente en el catálogo en modo oculto, son consultables y visibles desde el Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. El conjunto total de registros del INIA cargados en el Catálogo puede consultarse en la Biblioteca Virtual del CSIC.
A modo de resumen: se han cargado 34.917 registros que suponen un total de 37.727 ejemplares. El 66% de los registros (23.014) son nuevos en el Catálogo del CSIC, si bien dependiendo de la tipología del material este porcentaje varía siendo menor en el caso de las revistas (50%) y mayor en los materiales librarios (69%). Esto supone un enriquecimiento notable de la información disponible en el catálogo del CSIC de las materias propias del INIA.
Se han cargado registros en las siguientes localizaciones que conforman la Biblioteca del INIA con la siguiente distribución:
Por tipología documental:
La migración se ha finalizado con éxito y ya están disponibles para los usuarios los fondos de esta importante biblioteca, si bien aún quedan algunas labores de mejora como la corrección de las colecciones en su existencia y la revisión de ejemplares en registros con más de uno.
Se concluye así, por tanto, la integración en el Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC de los catálogos de los Centros Nacionales IGME, IEO e INIA que, en números totales, ha supuesto la incorporación de 114.903 registros y 140.883 ejemplares.
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