Las bibliotecas de los institutos conocen el procedimiento para el archivo de trabajos en el repositorio, y archivan todos los trabajos que se reciben por correo electrónico o a través del formulario de envío. La Oficina Técnica también se ocupa de estas tareas en el caso de que no haya biblioteca en el centro o la biblioteca no tenga este servicio aún activado.
Además, son muchos los departamentos de institutos del CSIC que han encargado la labor de archivo de sus publicaciones a personal administrativo del mismo, que recibe previamente la formación apropiada desde la Oficina Técnica.