La Red de Bibliotecas y Archivos del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) pone en abierto, a disposición de la comunidad archivística y bibliotecaria, a través del repositorio institucional DIGITAL.CSIC, su guía: Uso del Formato MARC21 para la descripción archivística en el Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. El manual, creado y en uso desde 2013, fue actualizado en 2021 para su adaptación a la nueva plataforma de gestión bibliotecaria (Alma) y se hace ahora público en línea con la política de transparencia de la Red y con ánimo de resultar un material de apoyo para toda la comunidad profesional.
Aunque este manual técnico se puede usar con cualquier sistema de gestión bibliotecaria, está pensado específicamente para su uso en la plataforma de gestión Alma, permitiendo describir desde unidades documentales simples y compuestas hasta los registros guía de fondos, colecciones o series. En él se detalla cómo se estructuran las áreas fundamentales de la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD(G), utilizando la codificación del formato bibliográfico MARC21, además, en sus anexos, se incluyen las correspondencias establecidas entre áreas ISAD(G) y campos MARC21 y viceversa para facilitar su uso.
Para adecuar el formato de descripción bibliográfica a las necesidades archivísticas, el manual se ha elaborado tomando como base las siguientes fuentes:
- Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD(G)
- Formato bibligráfico MARC21, mantenido por la Library of Congress
- La experiencia técnica de otros archivos que también utilizan este método de codificación, tomando como referencia el modelo de EDARA: Estructura de Datos de los Archivos de Aragón y el trabajo previo del Archivo Municipal de Cartagena
El documento proporciona pautas prácticas y ejemplos para la descripción de diversos tipos de materiales (textuales, sonoros, visuales y mixtos). Además, incluye directrices para normalizar elementos de la gestión de archivos como los códigos de clasificación, signaturas, estado de conservación, productores, etc., así como las condiciones de acceso y la estructura jerárquica de los cuadros de clasificación.
Con la difusión en abierto de esta guía, el CSIC facilita el trabajo de los profesionales de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC y comparte con la comunidad archivística y bibliotecaria un modelo de adaptación de las herramientas bibliográficas aplicadas a la archivística que está resultando exitoso.