El Instituto Español de Oceanografía (IEO), resultado de la unión de tres laboratorios de biología marina preexistentes, fue fundado en 1914 como organismo público dedicado a la investigación en materia oceanográfica y pesquera, iniciando además una rica labor de publicaciones desde 1916. Desde sus inicios ya empezó a contar con una biblioteca cuyos fondos documentales se han ido enriqueciendo constantemente, contando con un importante fondo especializado en su ámbito de investigación.
El IEO está constituido por nueve centros oceanográficos de la costa (A Coruña, Vigo, Gijón, Santander, Murcia, Baleares, Málaga, Cádiz y Canarias) y la sede central de Madrid. El fondo bibliográfico, por tanto, se encuentra distribuido entre estas diez ubicaciones. La integración del IEO en el CSIC en 2021 supone también la inclusión de los recursos de información y documentación en la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC, siendo la migración de los registros bibliográficos uno de los trabajos a abordar.
Este proceso de migración y carga de los registros bibliográficos del antiguo catálogo del IEO en el Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC se ha finalizado recientemente con un resultado óptimo.
Previo a los trabajos de carga de registros se han realizado un número importante de revisiones y mejoras en los registros originales. Para ello ha sido fundamental la intensa colaboración llevada a cabo por la URICI y la biblioteca del IEO lo que ha permitido conseguir la mayor calidad posible en la migración.
Los registros originales estaban integrados en el software ODILO de la empresa del mismo nombre; se recibieron en 4 grandes archivos que contenían:
- Registros bibliográficos de revistas
- Información sobre las colecciones de cada una de las revistas de cada sede
- Registros bibliográficos de libros y otros materiales
- Datos de los ejemplares con referencia a la sede en la que se ubicaban
Además de la necesaria relación que había que establecer entre los registros bibliográficos y sus ejemplares o colecciones ha habido que hacer un tratamiento diferente a las revistas y los demás materiales. Las primeras presentaban la información en mayúsculas en gran parte de los campos y el resto de materiales agrupaba la información, en muchos casos, en un único subcampo por lo que ha sido necesario intervenir separando la información por subcampos. También se han hecho correcciones de indicadores y de entradas normalizadas cuando se ha podido intervenir de modo automatizado, al igual que se han eliminado campos innecesarios o se han creado otros a partir de la información de los propios registros. Además, ha sido necesario diferenciar tipos de material en base al contenido del campo 300. Este conjunto de acciones semiautomatizadas ha sido muy complejo, los resultados obtenidos son muy satisfactorios sin eximir de errores puntuales.
El proceso de carga de los registros en Alma se ha hecho en 2 fases para cada una de las tipologías documentales. En primer lugar, se importaba el registro completo, si Alma no encontraba un registro coincidente, o sólo el número de sistema del registro del IEO, si sí existía un registro coincidente. A continuación, se importaban las colecciones de revistas o los ejemplares gracias a la vinculación de registros y ejemplares a través de este número de sistema. En el caso de las revistas, dadas las características del archivo con la información de las colecciones, se tuvieron que realizar cargas diferenciadas por cada una de las sedes; en el caso del resto de fondos la información del archivo original permite el mapeo de modo que cada ejemplar se ubica en su sede sin tener que hacer cargas diferenciadas por sede.
En el proceso se han encontrado excepciones que se han podido identificar y trabajar de modo semiautomático o manual con la colaboración del personal del IEO, es el caso de registros con más de un volumen no tratables de modo lineal, registros de revistas ubicados entre las monografías, registros de cada uno de los volúmenes de obras en varios volúmenes, registros de series monográficas que en Alma están de modo individual y en el IEO estaban bajo el registro de serie y a la inversa, registros de diferentes ediciones o impresiones que se unificaron en Alma en ocasiones de modo correcto y otras no, etc. En definitiva, una labor de tratamiento con un importante grado de complejidad que ha sido resuelto de modo favorable en un gran porcentaje.
Desde el pasado 1 de septiembre los registros y sus ejemplares son consultables y visibles desde el Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC.
A modo de resumen: se han cargado 22.802 registros que suponen un total de 38.396 ejemplares. El 60,2% de los registros (13.727) son nuevos en el Catálogo del CSIC, si bien dependiendo de la tipología del material este porcentaje varía siendo menor en el caso de las revistas (55,21%) y mayor en los materiales no librarios (72,1%). Esto supone un enriquecimiento notable de la información disponible en el ámbito de la Oceanografía y de otras materias relacionadas como las pesquerías, la acuicultura, la ecología, la geología marina, etc., dentro del Catálogo del CSIC.
Se han cargado registros en las 10 localizaciones de la Biblioteca del IEO así distribuidos:
Por tipología documental:
La migración se ha finalizado con éxito y ya están disponibles para los usuarios los fondos de esta importante biblioteca integrada recientemente en el CSIC si bien aún quedan labores de mejora de datos así como trabajo de inclusión de ejemplares en obras de más de un volumen.
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