En septiembre de 2017 comenzó un proceso que seis meses después culminaría con la sustitución de Aleph, el programa de gestión que las bibliotecas y archivos del CSIC habían estado utilizando durante 30 años, por Alma, la nueva plataforma de servicios bibliotecarios de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. Esta transición supuso un importante esfuerzo, tanto por parte del personal de la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI) como de todo el personal de las bibliotecas y archivos del CSIC.

En noviembre de ese mismo año se hizo una primera migración de prueba y a partir de ahí se trabajó sobre el resultado de la misma, viendo ya las consecuencias de las decisiones que se habían tomado previamente, para hacer correcciones y ajustar la configuración y la migración definitiva.

Al mismo tiempo hubo que planificar e implementar el programa de formación del personal de las bibliotecas y archivos, elaborar guías de consulta, configurar la comunicación de Alma con aplicaciones externas (sistema de autenticación, RFID, carga automática de lectores, etc.) y trabajar con Ex libris para la configuración de la interfaz de usuario (Primo). Trabajo no faltó desde luego, pero finalmente el día 26 de marzo de 2018, tras la migración definitiva de datos y unos días de interrupción del trabajo en el sistema de gestión, se pudo abrir Alma a todo el personal de las bibliotecas y archivos de la Red y la nueva interfaz de Primo a los usuarios sin que se produjera ninguna catástrofe.

Desde su lanzamiento en 2018, Alma ha sido una herramienta esencial para el acceso a recursos bibliográficos y científicos para nuestra comunidad investigadora y para la investigación en general, ya que ofrece servicios de gestión de bibliotecas y servicios de acceso a recursos electrónicos, como bases de datos, revistas científicas y libros electrónicos.

La plataforma ha evolucionado y mejorado en los últimos años para adaptarse a las necesidades cambiantes de la investigación y la gestión de bibliotecas, y ha contribuido significativamente a la promoción del acceso abierto a la información científica.

Durante estos 5 años hemos tenido que adaptarnos no sólo a la nueva herramienta sino a los cambios dentro de la misma, cambios en el módulo de catalogación, cambios en la forma de describir nuestras ubicaciones y fondos, cambios en la forma de realizar préstamos y un sinfín de cosas más, pero siempre el personal ha estado receptivo a estos cambios y han abrazado el cambio.

A lo largo de estos años se han realizado formaciones tanto por módulos como por procesos específicos como cursos de alma básico o avanzado. Estas formaciones han llegado a la totalidad del personal y se han repetido siempre que ha habido nuevas incorporaciones de personal a la Red de Bibliotecas y Archivos.

Con Alma (y muchas ganas) pudimos cubrir gran parte de los servicios bibliotecarios durante la pandemia, pudimos trabajar desde casa en muchas de las tareas tanto de catálogo como de préstamos y acceso al documento y nuestros usuarios tuvieron todo el tiempo acceso a la colección digital del CSIC.

Algunos datos de hitos que gracias a un esfuerzo colectivo se han conseguido: se ha creado el registro de 93.486 monografías en papel y 103.497 en formato electrónico, también se han registrado 115.836 préstamos y creado 25.185 líneas de orden de compra entre otros muchos datos que podríamos dar.

Queremos desde URICI dar las gracias a todo el personal de las bibliotecas y archivos por su dedicación y gran trabajo que desarrollan, no sólo con esta herramienta sino con otras muchas necesarias para llevar a cabo nuestras tan diversas tareas.